Menedżer operacyjny na godziny
Branżowo nazywa się to interim management: nasz menedżer wchodzi na stanowisko w Twojej firmie i prowadzi obszar osobiście, w wymiarze od kilku dni w miesiącu po pełne zaangażowanie. Rozlicza ludzi, podejmuje decyzje, odpowiada za wynik działu tak samo jak Twój własny kierownik. Bierzemy tę rolę wtedy, gdy wiesz, co trzeba zrobić, a nie ma kto tego poprowadzić. Datę wyjścia i następcę z Twojej firmy ustalamy na starcie.
Rozmowa trwa 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Dla kogo jest interim, a kiedy szkoda na niego pieniędzy
W przeliczeniu na miesiąc interim wychodzi drożej niż doradztwo, bo płacisz za stałą obecność doświadczonego menedżera. Dlatego mówimy wprost, kiedy się nie opłaca.
Interim jest dla Ciebie, jeśli:
- kierownik magazynu, obsługi albo sprzedaży odszedł z tygodnia na tydzień, a sensowna rekrutacja potrwa 2-3 miesiące
- dział działa, ale prowadzisz go Ty, po godzinach, między bieżącymi sprawami
- masz przed sobą wdrożenie, które ktoś musi poprowadzić: nowy magazyn, zmiana systemu, otwarcie lokalizacji, szczyt sezonu
- awansowałeś kogoś z zespołu i widzisz, że sam nie udźwignie pierwszych miesięcy
- wiesz już z audytu, co zmienić, ale nikt w firmie nie ma na to czasu ani uprawnień do decyzji
Interim NIE jest dla Ciebie, jeśli:
- przyczyną jest sposób pracy, a nie brak człowieka; wtedy taniej i trwalej działa audyt operacyjny i wdrożenie standardów
- szukasz kogoś, kto przez rok będzie rozwiązywał bieżące problemy, a firma ma zostać taka sama
- chcesz oddać komuś z zewnątrz decyzje, których sam nie chcesz podejmować
- oczekujesz, że menedżer z zewnątrz przekona zespół do zmiany, której Ty nie popierasz
Cztery warianty zaangażowania - wymiar dobieramy do sytuacji
Interim nie musi oznaczać etatu. Wariant ustalamy po rozmowie i pierwszym rozpoznaniu, bo co innego znaczy „brakuje kierownika” w firmie na 12 osób, a co innego w sieci z pięcioma lokalizacjami. Warianty łączą się i zmieniają w trakcie: zwykle zaczynamy wyżej, a wychodzimy schodząc z wymiaru, aż obszar prowadzi się sam.
Dyżur menedżerski
Kilka dni w miesiącu na miejscu plus stały kontakt zdalny. Prowadzimy stały rytm pracy działu: odprawy, przegląd wskaźników, rozliczanie zadań. Twój kierownik zostaje na stanowisku, my pilnujemy dyscypliny i uczymy go pracy na liczbach.
Prowadzenie obszaru w niepełnym wymiarze
Dwa, trzy dni w tygodniu w firmie, reszta zdalnie. Przejmujemy zarządzanie działem: decyzje operacyjne, rozliczanie ludzi, kontakt z dostawcami i klientami. Równolegle spisujemy standardy, żeby po nas zostało coś więcej niż wspomnienie sprawnego kwartału.
Pełne zaangażowanie
Cztery, pięć dni w tygodniu, jak brakujący dyrektor operacyjny albo kierownik działu. Stabilizuje obszar najszybciej, bo decyzje zapadają na miejscu i od ręki. Kosztuje najwięcej, więc trzymamy ten wariant krótko i planujemy zejście do wariantu A albo B.
Interim projektowy
Zaangażowanie pod konkretne przedsięwzięcie z datą końca: uruchomienie magazynu, zmiana systemu, przeniesienie oddziału, sezon szczytowy, wydzielenie nowego działu. Rozliczamy się z efektu projektu, a Twoi ludzie pracują przy nim od pierwszego dnia, bo po zakończeniu to oni zostają.
Zdarzają się układy spoza tej czwórki i bierzemy je pod uwagę: dwie osoby dzielące jeden obszar, bo operacje i sprzedaż wymagają innego rzemiosła; interim tylko na czas urlopu rodzicielskiego kierownika; wsparcie na godziny przy trudnych rozmowach z zespołem; rola cichego zastępcy, o której wie właściciel i kierownik, a nie cała firma. Wymiar, zakres decyzji i warunki wyjścia zapisujemy w umowie po rozpoznaniu sytuacji.
Jak wygląda wejście interim managera
Nie wchodzimy w piątek z ogłoszeniem, że od poniedziałku my tu rządzimy. Kolejność ma znaczenie, bo zespół ocenia nową osobę w pierwszym tygodniu i tej oceny potem się nie odkręca.
Rozpoznanie i zakres decyzji
Ustalamy z Tobą, za co odpowiadamy i o czym decydujemy sami: budżet, zatrudnianie i zwalnianie, rabaty, reklamacje, zmiany w grafiku. Bez tego interim jest drogim doradcą bez wpływu na cokolwiek. Zapisujemy też, czego nie ruszamy.
Efekt: spisany zakres decyzji, który Ty ogłaszasz zespołowiPierwsze dwa tygodnie: rozmowy, dane i lista zaległości
Rozmowy z każdym w dziale, przejście całej ścieżki zamówienia krok po kroku, przegląd danych i zaległości. Kończy się listą spraw do załatwienia od razu i tych, które wymagają zmiany sposobu pracy. Zwykle 3-5 rzeczy da się poprawić w pierwszym miesiącu bez żadnych wydatków.
Efekt: obraz sytuacji z datami i odpowiedzialnymi, nie ogólne wrażeniaProwadzenie obszaru na wyniku
Codzienne zarządzanie: odprawy, priorytety, decyzje, rozmowy z ludźmi, kontakt z innymi działami. Do tego wskaźniki, po których widać, czy jest lepiej: terminowość, liczba błędów, czas realizacji, rotacja, marża. Raz w miesiącu dostajesz raport z tego, co się zmieniło i co blokuje dalszą poprawę.
Efekt: obszar prowadzony bez Twojego udziału, z comiesięcznym rozliczeniemNastępca i wyjście
Od początku wiadomo, kto ma przejąć obszar: ktoś z zespołu albo osoba z rekrutacji, którą prowadzimy razem z Tobą. Ostatnie tygodnie to praca w duecie i schodzenie z wymiaru: najpierw oddajemy decyzje, potem odprawy, na końcu wskaźniki. Wychodzimy, gdy następca prowadzi obszar samodzielnie przez kilka tygodni.
Efekt: dział oddany komuś z Twojej firmy, standardy i wskaźniki zostają na piśmieInterim, który nie zostawia po sobie dziury
Najczęstszy zarzut wobec tej usługi jest słuszny: menedżer z zewnątrz przez rok rozwiązuje bieżące problemy, wychodzi i wszystko wraca. Dlatego rozliczamy się z bieżącego wyniku i z tego, co zostaje na piśmie oraz w ludziach.
Obszar prowadzony na wskaźnikach
Dział ma cele, stały terminarz spotkań i dane, po których widać wynik. Zmianę widać w liczbach z Twojego systemu.
Standardy spisane w trakcie pracy
Instrukcje, listy kontrolne i zasady podejmowania decyzji powstają przy okazji prowadzenia działu, na bieżących sprawach. To ta sama praca co w module standaryzacji procesów, tylko wykonywana z pozycji szefa działu.
Następca, który udźwignie stanowisko
Następcę wskazujemy, wdrażamy i sprawdzamy jego pracę jeszcze przy nas. Razem z nim zostaje opis stanowiska, zakres decyzji i plan pierwszych 90 dni, żeby start nie zależał od tego, ile zapamiętał z rozmów.
Interim, doradca i rekrutacja - trzy różne narzędzia
Te trzy rzeczy bywają wrzucane do jednego worka, a rozwiązują różne problemy. Wybór złego narzędzia kosztuje kilka miesięcy i pensję menedżera.
| Pytanie | Interim manager | Doradztwo operacyjne | Rekrutacja |
|---|---|---|---|
| Czego brakuje w firmie | osoby do prowadzenia działu i prawa do decyzji | systemu i standardów | człowieka na stałe |
| Kto podejmuje decyzje w dziale | nasz menedżer | Twoi ludzie, my doradzamy | nowy pracownik po wdrożeniu |
| Od kiedy widać różnicę | od pierwszych tygodni | po wdrożeniu, zwykle 2-3 miesiące | po 3-6 miesiącach od startu |
| Co zostaje po zakończeniu | ustawiony obszar i wdrożony następca | standardy, wskaźniki, przeszkolony zespół | pracownik na etacie |
| Główne ryzyko | uzależnienie od kolejnego menedżera z zewnątrz | wdrożenie utknie, jeśli nikt go nie pilnuje | zła osoba i trzy stracone miesiące |
W praktyce te narzędzia idą po sobie: audyt pokazuje, co naprawić, interim przeprowadza zmianę z pozycji szefa działu, rekrutacja domyka temat na stałe. Jak je rozróżnić przed podjęciem decyzji, opisujemy we wpisie doradca, interim manager czy szkolenie.
Na czym stoi ta współpraca
Wpuszczasz do firmy kogoś, kto będzie wydawał polecenia Twoim ludziom. Reguły ustalamy przed startem, nie w trakcie.
Plan wyjścia ustalony na starcie
W umowie zapisujemy, po czym poznamy, że możemy wyjść, i kto przejmuje obszar. Interim bez daty końca zamienia się w drogi etat.
Krótki okres wypowiedzenia
Miesiąc w obie strony. Jeśli współpraca się nie sprawdza, kończysz ją bez tłumaczenia się i bez kar umownych.
Raport co miesiąc
Co zrobiliśmy, co zmieniło się w liczbach, co blokuje dalszą poprawę i czego potrzebujemy od Ciebie. Cztery strony, nie czterdzieści.
Twoja firma zostaje Twoja
Decyzje właścicielskie, inwestycje i kierunek rozwoju zostają po Twojej stronie. Bierzemy odpowiedzialność operacyjną za obszar, nie za firmę.
Sprawdźmy, czy interim ma u Ciebie sens
Opisz sytuację w dziale: co się dzieje, od kiedy i kto go dziś prowadzi. Odpowiemy, który wariant zaangażowania pasuje, a jeśli tańszym rozwiązaniem jest doradztwo albo rekrutacja, powiemy to wprost.
- Rozmawiasz z kimś, kto sam prowadził magazyn, sprzedaż i obsługę klienta
- Wychodzisz ze wskazaniem obszaru, który najbardziej hamuje firmę
- Szczera odpowiedź także wtedy, gdy brzmi „nie"
30 minut, bez zobowiązań. Jeśli nie umiemy pomóc, powiemy to wprost.
Napisz, co się dzieje w dziale
Zadzwoń albo napisz – odzywamy się tego samego dnia roboczego.
Umów bezpłatną rozmowę →Pytania o interim management
Najczęściej od trzech do dziewięciu miesięcy, zależnie od wariantu i stanu obszaru. Interim projektowy bywa krótszy, bo kończy się razem z wdrożeniem. Jeśli po pół roku dział nadal wymaga naszej obecności w pełnym wymiarze, to znak, że przyczyna leży gdzie indziej, i mówimy to wprost, zamiast przedłużać umowę.
Wycena zależy od wariantu, zakresu decyzji i skali obszaru, więc ustalamy ją po rozmowie i rozpoznaniu sytuacji. Punkt odniesienia warto policzyć sobie wcześniej: ile kosztuje Cię dziś ten dział bez zarządzania, licząc opóźnienia, reklamacje, nadgodziny i Twój własny czas. Ta liczba rozstrzyga, czy interim się opłaca.
Pierwszy tydzień to ostrożność, potem zwykle ulga, bo ktoś wreszcie podejmuje decyzje i zdejmuje z ludzi zawieszone sprawy. Warunek jest jeden: zakres decyzji ogłaszasz Ty, osobiście, na spotkaniu działu. Jeśli zespół dowiaduje się o nowym szefie z korytarza, każda kolejna decyzja będzie podważana.
Nie na tym etapie. W wariancie A pracujemy razem z nim i po dwóch miesiącach widać, czy problem jest w człowieku, czy w tym, że nikt nigdy nie ustalił z nim zasad i nie nauczył go rozliczać ludzi. Sporą część kierowników, których właściciele chcieli wymienić, dawało się doprowadzić do samodzielności. Jeśli mimo wszystko trzeba zmienić obsadę, będziesz miał do tego podstawy z obserwacji, nie z przeczucia.
Docelowo tak i do tego zmierzamy, dlatego wdrożenie następcy jest częścią usługi. Interim ma sens tam, gdzie potrzebujesz doświadczonej osoby od zaraz, a dobra rekrutacja na to stanowisko potrwa kwartał. Płacisz za czas i za to, że ktoś robił to wcześniej w większej skali, więc uczy się Twojego działu w tygodnie, nie w miesiące.
Nie, choć zwykle zaczynamy od dnia diagnostycznego albo krótkiego rozpoznania. Inaczej wchodzimy w dział po omacku i pierwszy miesiąc schodzi na ustalanie tego, co dało się sprawdzić w dwa dni. Przy nagłym wakacie potrafimy wejść od razu i zrobić rozpoznanie w pierwszym tygodniu pracy. Pełny audyt operacyjny ma sens wtedy, gdy problem dotyczy kilku działów naraz.
Okres wypowiedzenia to miesiąc w obie strony, bez kar umownych i bez tłumaczenia się. Co miesiąc dostajesz czterostronicowy raport z liczbami, więc efekt pracy widzisz wcześniej niż po kwartale. Jeśli problem leży w dopasowaniu osoby, a nie w samej formule współpracy, proponujemy zmianę menedżera prowadzącego obszar.
Porozmawiajmy o Twoim dziale
Zadzwoń albo umów rozmowę. Powiemy, czy w Twojej sytuacji interim się opłaca i ile potrwa.
30 minut, bez zobowiązań. Jeśli nie umiemy pomóc, powiemy to wprost.