Kierownik magazynu, jego zastępca i kluczowi ludzie odeszli niemal naraz. Operacja nie mogła stanąć ani na dzień
W 3 miesiące: błędy w lokalizacji towaru z około 3% do 0,5%, koniec odejść z zespołu, ludzie pracujący samodzielnie.
Historia z naszej praktyki zarządzania operacjami w ogólnopolskiej sieci handlowej z branży meblowej, z czasów pracy na stanowiskach dyrektorskich, zanim założyliśmy SYNTARO. Liczby pochodzą z systemów raportowych, w których pracowaliśmy na co dzień.
Problem
Z zespołu liczącego siedemnastu magazynierów i dwóch kierowników w krótkim czasie odeszli: kierownik magazynu, jego zastępca i kilku kluczowych, doświadczonych ludzi. Magazyn obsługiwał codzienny obrót towarem dużego salonu - wydania, przyjęcia, lokalizacje. Zatrzymanie pracy magazynu oznaczało zatrzymanie sprzedaży całego oddziału.
Najgroźniejsze było to, co odeszło razem z ludźmi: wiedza o tym, gdzie co leży, jak przyjmować towar i jak organizować dzień pracy. Reszta zespołu została bez prowadzenia, a błędy w lokalizacji towaru sięgały około 3%. Przy tej skali obrotu oznaczało to codzienne szukanie towaru, opóźnione wydania i uszkodzenia.
Co zrobiliśmy
Nie było czasu na zwykłą rekrutację, od ogłoszenia do wdrożenia w trzy miesiące. Działania szły równolegle:
- pilna rekrutacja kierowników i magazynierów, z naciskiem na osoby, które da się szybko wdrożyć
- przebudowa grafiku tak, żeby na każdej zmianie był ktoś doświadczony; ciągłość pracy była ważniejsza niż wygoda układania grafiku
- codzienne odprawy z harmonogramem dnia: każdy wiedział rano, co, gdzie i w jakiej kolejności
- praca w parach: każdy mniej doświadczony pracował obok doświadczonego, z wyznaczoną drogą do samodzielności
- cotygodniowe sprawdzanie postępów każdej osoby: konkretne umiejętności odhaczane w wyznaczonych terminach
Dlaczego to zadziałało
Najwięcej dał rytm pracy: odprawy, praca w parach i cotygodniowa kontrola postępów zamieniły przypadkowe uczenie się w przewidywalny proces dochodzenia do sprawności. Ludzie wiedzieli, czego się od nich oczekuje i kiedy zostaną z tego rozliczeni, a doświadczeni dostali jasną rolę: prowadzić nowych.
Druga rzecz: kontrola błędów lokalizacji co tydzień, nie raz na kwartał. Błąd wyłapany po tygodniu poprawiasz szkoleniem. Ten sam błąd po kwartale to już utrwalony nawyk u połowy zespołu.
Efekt
- Błędy w lokalizacji towaru: z około 3% do 0,5%, utrzymane dzięki cotygodniowej kontroli
- Odejścia z zespołu: żadnego przez kolejne miesiące, nowi ludzie zostali w firmie
- Czas dojścia do pełnej sprawności operacyjnej: 3 miesiące
- Magazyn nie zatrzymał operacji salonu ani na jeden dzień
Co z tego wynika dla Twojej firmy
Jeśli w Twojej firmie wiedza o codziennej pracy siedzi w głowach dwóch czy trzech ludzi, firma jest ich zakładnikiem. Codzienne odprawy, praca nowych w parze z doświadczonymi i cotygodniowe sprawdzanie postępów działają w firmie na 20 osób tak samo jak na 120. Takie właśnie tryby budujemy w etapach Egzekucja i Rytm metody STER.
Zacznijmy od rozmowy
Zadzwoń albo umów się na półgodzinną, bezpłatną rozmowę. Porozmawiamy o Twojej firmie i szczerze powiemy, czy możemy Ci pomóc. Jeśli nie, powiemy Ci o tym wprost.